คำถามสร้างสรรค์สำหรับคนเป็นหัวหน้า
วันก่อนบังเอิญไปพบคุณเอก่อนที่ผมจะเล่าถึงปัญหาของเธอผมขออธิบายอุปนิสัยของเธอก่อน
อุปนิสัยหลักของคุณเอคือเป็นคนตรงๆตรงจนบางครั้งออกจะเป็นลักษณะของขวานผ่าซากเลยก็ว่าได้
และนั่นนำมาซึ่งปัญหาที่เธอถามผมในครั้งนี้
คุณเอเล่าว่าเธออยู่ในตำแหน่งหัวหน้างานนี้มาหลายปีแล้ว
และเธอคาดหวังว่าจะได้เลื่อนตำแหน่งขึ้นไปเป็นหัวหน้าแผนกเมื่อสองปีก่อน
แต่พอถึงเวลาคุณเอกลับไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง
ซึ่งเมื่อเธอถามเหตุผลจากหัวหน้าก็พบว่าเธอจำเป็นต้องปรับปรุงเรื่องการสื่อสารและการใช้คำพูด
ปีที่ผ่านมาคุณเอพยายามพูดให้น้อยลงเนื่องจากเธอก็พอรู้ตัวอยู่บ้างว่าเป็นคนพูดตรงจนเกินไป
และบางครั้งก็พูดก่อนคิดเสียอีกแต่ผลลัพธ์ที่ออกมาก็คือเธอยังไม่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งอยู่ดี
เธอจึงเดินเข้าไปถามหัวหน้าอีกครั้ง
คำตอบที่ได้รับครั้งนี้คือเธอพูดน้อยลงก็จริงแต่สิ่งที่เธอพูดนั้นไม่ค่อยสร้างสรรค์เท่าที่ควร
โดยเฉพาะคำถามที่เธอใช้เวลาถามลูกน้องเป็นอะไรที่บั่นทอนกำลังใจของพวกเขาอย่างมาก
ครั้งนี้คุณเอรับปากกับหัวหน้าว่าจะปรับปรุงตัวให้ดีขึ้น
แต่ก็ยังงงว่าคำถามสร้างสรรค์กับไม่สร้างสรรค์มันเป็นอย่างไร
เธอว่ากำลังคิดที่จะโทร. หาผมอยู่พอดีก็บังเอิญมาเจอกันก่อน
ผมมีข้อแนะนำสำหรับการใช้คำพูดและถามคำถามอย่างสร้างสรรค์สัก 4-5 ข้อดังนี้
★ 1. ชัดเจนคำถามที่สร้างความ
เมื่อมีปัญหาหลายๆครั้งที่พนักงานจะเดินเข้ามาถามหัวหน้าเพื่อขอคำตอบดังนั้นสิ่งหนึ่งที่หัวหน้าต้องทำคือ
การหาความชัดเจนให้กับปัญหาหรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นไม่ใช่เริ่มต้นด้วยการต่อว่าหรือเสียดสีพนักงาน
ยกตัวอย่างคำถามเช่นช่วยอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นหน่อย?
★ 2. คำถามเพื่อสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของ
เมื่อพนักงานมีปัญหาและเข้ามาถามเพื่อขอคำตอบ
ทางที่ดีที่สุดคือไม่ใช่การให้คำตอบกับพนักงานเพื่อให้เขาไปแก้ไขหรือปฏิบัติ
แต่เป็นการให้พนักงานได้ลองคิดแก้ไขปัญหาด้วยตัวเองก่อน
เพราะนั่นจะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นเจ้าของวิธีแก้ไขและจะพยายามลงมือปฏิบัติอย่างเต็มความสามารถ
ยกตัวอย่างคำถามเช่นจากประสบการณ์ที่ผ่านมาคุณคิดว่าเราน่าจะแก้ไขปัญหานี้อย่างไรดี?
แต่ไม่ใช่สร้างเองก็แก้เองสิแม้ผลสรุปของทั้งสองคำถามจะเหมือนกันแต่ความรู้สึกมันแตกต่างกัน
★ 3. คำถามเพื่อช่วยให้พนักงานคิดและวิเคราะห์
การตั้งคำถามก็เป็นแนวทางหนึ่งในการพัฒนาพนักงานในการคิดและวิเคราะห์สถานการณ์ต่างๆได้
เช่นยกตัวอย่างคำถาม
จากแนวทางการแก้ไขปัญหาที่ว่ามาคิดว่าแนวทางนี้จะมีผลกระทบกับอะไรหรืออย่างไรบ้าง?
และตามด้วยมีแนวทางอื่นๆในการแก้ไขปัญหาอีกหรือไม่?
อย่าพูดเพื่อโจมตีแนวทางการแก้ปัญหาที่เขาคิดมาใช้คำถามให้เขาคิดและวิเคราะห์เองจะดีกว่า
★ 4. มั่นใจคำถามเพื่อสร้างความ
ในบางครั้งด้วยคำตอบที่พนักงานคิดเองเขาอาจจะไม่ค่อยมั่นใจในแนวทางแก้ไขนั้นๆ
ถ้าคุณเห็นว่าแนวทางการแก้ปัญหาที่เขาคิดเห็นเป็นแนวทางที่ใช้ได้คุณอาจจะลองถามในเชิงที่สร้างความมั่นใจ
เช่นทำไมคิดว่าแนวทางการแก้ปัญหานี้เป็นแนวทางที่ดี?
★ 5. คำถามเพื่อการสร้างความสัมพันธ์ในการทำงานที่ดีขึ้น
หลายครั้งที่หัวหน้าต้องการจะถามพนักงานเกี่ยวกับเรื่องหลายๆเรื่องหรือเกี่ยวกับความคืบหน้าของงาน
ดังนั้นคำถามที่ใช้ในการถามควรจะเป็นลักษณะที่เสริมสร้างความสัมพันธ์ในการทำงาน
และไม่ใช้คำถามที่บั่นทอนกำลังใจ
ยกตัวอย่างเช่นแทนที่จะถามว่ายอดขายได้ถึงเป้าหมายหรือยัง?
ก็ลองเปลี่ยนเป็นว่ายอดขายเป็นยังไงบ้างแล้ว?
ส่วนการพูดหรือคำถามที่ควรจะหลีกเลี่ยง
จะเป็นการพูดหรือถามในลักษณะที่มุ่งเน้นไปที่ความไม่สำเร็จของงานที่ทำให้คนฟังรู้สึกว่าถูกโจมตี
เพราะคำพูดและคำถามเหล่านั้นจะทำให้พนักงานรู้สึกต่อต้านและปิดกันตัวเองจากผู้ถาม
เช่นยกตัวอย่างคำถาม
ทำไมงานของคุณไม่เสร็จทันเวลาที่กำหนด?
หรือคุณมีปัญหาอะไรกับงานนี้?
หรือใครเป็นคนที่ทำให้งานเสร็จช้า?
หรือคุณไม่มีปัญญาคิดอะไรที่ดีกว่านี้แล้วหรือ?
นอกจากนี้สิ่งที่ควรจะหลีกเลี่ยงคือการพูดหรือคำถามที่ทำให้คิดในแง่ลบเกี่ยวกับคนอื่น
เช่นคุณคิดว่าไหม ... เป็นตัวปัญหาของงานนี้?
หรือทุกคนคิดว่าใครคือตัวปัญหา?
ที่เล่ามาเป็นตัวอย่างของแนวทางการพูดและการถามคำถามอย่างสร้างสรรค์และไม่สร้างสรรค์
สำหรับคนที่เป็นหัวหน้าแต่ยังมีหัวข้ออื่นๆที่เราควรพูดและไม่ควรพูดอีกทั้งนี้สิ่งสำคัญคือการคิดก่อนพูด
ลองคิดดูว่าสิ่งที่เราจะพูดออกไปถ้าเราเป็นคนฟังจะรู้สึกอย่างไร
และอย่าลืมว่าโทนเสียงและการแสดงออกของเราก็มีความสำคัญไม่แพ้คำพูดที่เราใช้
เพราะด้วยคำถามเดียวแต่ด้วยโทนเสียงแตกต่างกันก็อาจทำให้คนฟังมีความรู้สึกที่แตกต่างกันได้
สำหรับคุณเอถ้าคุณคิดก่อนพูดได้และควบคุมโทนเสียงและการแสดงออกได้
รับรองว่าปัญหาเรื่องการพูดของคุณเอจะลดลงอย่างเห็นได้ชัด
สุดท้ายขอให้โชคดีสำหรับการเลื่อนตำแหน่งในปีใหม่นี้ ...
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น