การทำธุรกิจให้สำเร็จตามวิถีจีน
- การให้เกียรติ ชาวจีนให้ความสำคัญกับการ ให้หน้า รักษาหน้า และเสียหน้า การทำให้เสียหน้า และให้ความเห้นที่ตรงจนเกินไป เป็นสาเหตุสำคัญของการไม่ได้รับความร่วมมือทางธุรกิจ
- การตัดสินด้วยมติเป็นเอกฉันท์ เป็นพื้นฐานของการทำธุรกิจตามวิถีจีน ทำให้ต้องใช้เวลาในการเจรจามากกว่าปกติ ควรติดต่อและตรวจสอบท่าทีของฝ่ายจีนอย่างต่อเนื่อง ระหว่างการรอมติเอกฉันท์
- การทำงานร่วมกัน บนพื้นฐานของผลประโยชน์ร่วม และความไว้วางใจซึ่งกันและกัน เป็นหลักการสำคัญของนักธุรกิจจีน ต้องแบ่งเค็กอย่างเป็นธรรม และคืนกำไรให้สังคม นักธุรกิจจีนรู้จักตลาดจีนมากกว่า และมักจะต้องการรู้ข้อมูลรายละเอียดการบริหารจัดการ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน แต่ต้องระมัดระวัง เมื่อต้องติดต่อกับนักธุรกิจจีนที่ไม่รู้จักกันมาก่อน
- การพัฒนาความอดทน ชาวจีนจะวิเคราะห์และถกเถียงกันเป็นเวลานาน ก่อนการตัดสินด้วยมติเอกฉันท์ ซึ่งเป็นประโยชน์และไม่ทำให้เสียหน้า จึงควรระวังเรื่องกำหนดเวลาในการตัดสินใจ
- การติดต่อกันอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมั่นคง รวมทั้งทำความเข้าใจให้ตรงกันทั้งสองฝ่าย เพื่อป้องกันการถูกเอาเปรียบ เมื่อเกิดความขัดแย้ง
-ระมัดระวังในการให้ข้อมูล นักธุรกิจจีนจะเก็บคำถาม ข้อมูล และความเห็นของตนไว้ เพื่อป้องกันการเสียหน้าในที่ประชุม ในที่ประชุมควรตรวจสอบความเข้าใจพื้นฐานที่แตกต่างกัน โดยไม่โต้แย้งและแสดงความเห็นที่แตกต่างจากคู่เจรจา การทำความเข้าใจหรือให้คำอธิบายเพิ่มเติม สามารถทำได้ภายหลัง ด้วยวิธีการต่างๆหลายวิธี โดยเฉพาะการใช้คนที่มีความสัมพันธ์อันดีกับนักธุรกิจนั้นๆเป็นสื่อกลาง
- การเจรจาอย่างต่อเนื่องแม้จะใช้เวลานาน เมื่อนักธุรกิจจีนตัดสินใจจะทำธุรกิจร่วมกัน การเจรจามักจะใช้เวลามาก อาจต้องรอเป็นเดือน หรือเป็นปี จึงควรใช้ความสัมพันธ์ฉันท์เพื่อน เพื่อประสานงานเป็นการภายใน ให้การเจรจาบรรลุเป้าหมาย โดยใช้เวลาที่สั้นลง
- การเลือกเจรจากับคนที่มีอำนาจตัดสินใจ ผู้นำสูงสุดของธุรกิจขนาดใหญ่ อาจไม่ใช่ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ปกติผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจจะเป็นผู้กำหนดทิศทาง และนำเสนอประเด็นการเจรจาในที่ประชุม
การเจรจากับนักธุรกิจจีน
- การเตรียมพร้อม ควรเตรียมเอกสารที่ให้ข้อมูล รวมทั้งแสดผลงานดีเด่นและความสำเร็จของบริษัทที่สั้นและชัดเจน รวมทั้งจัดพิมพ์อย่างสวยงาม และมีภาษาจีนกำกับ เพื่อแจกในที่ประชุม ให้นักธุรกิจจีนสามารถอ่านได้ ขณะที่รอล่ามแปลคำพูดระหว่างการเจรจา
- การสื่อสารด้วยภาษาท้องถิ่นของพื้นที่ ควรพยายามพูดทักทายด้วยภาษาพื้นที่ให้ได้บางคำ เพื่อสร้างความประทับใจให้คู่เจรจา
- การนัดหมายล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจว่าคู่เจรจาพร้อมที่จะเจรจาด้วย ไม่ควรนัดหมายเจรจาธุรกิจในช่วงใกล้วันหยุดตรุษจีน วันชาติ และวันแรงงาน ซึ่งชาวจีนให้ความสำคัญและเป้นวันหยุดยาว รวมทั้งไม่ควรนัดหมายกับหน่วยราชการในช่วงบ่ายวันศุกร์ เนื่องจากเป็นช่วงที่มักจะมีการประชุมภายในหน่วยงาน ทั้งนี้การนัดรับประทานอาหาร ส่งบัตรอวยพรและของขวัญให้นักธุรกิจจีนก่อนวันตรุษจีน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้ทางหนึ่ง
เรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ คือ การตรงต่อเวลา การเลือกสถานที่เจรจาธุรกิจที่เหมาะสม และการสื่อสารให้คู่เจรจาทราบเป้าหมายการเจรจาอย่างชัดเจน ล่วงหน้าก่อนการเจรจา โดยทางโทรสาร หรืออินเตอร์เนท รวมทั้งการตรวจสอบยืนยันวันเวลาและสถานที่กับคู่เจรจาก่อนวันนัดหมายทุกครั้ง หากไม่ต้องการรับประทานอาหารร่วมกับคู่เจรจา ควรหลีกเลี่ยงการนัดหมายในช่วงใกล้กับเวลารับประทานอาหาร
-การให้ความสำคัญกับคู่เจรจา ควรเดินทางไปถึงสถานที่นัดหมายล่วงหน้า และรอให้ถึงเวลานัดหมายจึงจะเข้าห้องประชุม
การแนะนำตนเอง ผู้อาวุโสสูงสุด ต้องเดินเข้าห้องประชุมเป็นคนแรก รวมทั้งแนะนำตนเองและแลกนามบัตรกับผู้เข้าร่วมประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ก่อนเริ่มการประชุม
การจัดที่นั่ง ในห้องรับรองผู้อาวุโสสูงสุดจะนั่งเก้าอี้คู่กับประธานของคู่เจรจา โดยมีโต๊ะเตี้ยคั่นกลาง สำหรับการเจรจาโดยใช้โต๊ะประชุม ประธานของคู่เจรจาจะนั่งตรงข้ามกันบริเวณที่นั่งกลางโต๊ะประชุม ส่วนผู้ร่วมการเจรจาคนอื่นๆ จะนั่งตรงข้ามกันเรียงลำดับตามอาวุโส
การเริ่มต้นเจรจา เมื่อแนะนำตัวและนั่งลงแล้ว ประธานของคู่เจรจาอาจเริ่มต้นการเจรจาด้วยคำพูดทักทายทั่วไป เกี่ยวกับการเดินทาง ที่พักอันสวยงาม และสภาพอากาศ เป็นต้น หลังจากนั้นประธานฝ่ายจีนจะกล่าวต้อนรับ และแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมฝ่ายจีน ลำดับต่อไป บริษัทจึงจะเริ่มแนะนำธุรกิจของตนกับฝ่ายจีน การพบเจรจาธุรกิจกับฝ่ายจีนเป็นครั้งแรก ควรเริ่มด้วยการแนะนำธุรกิจ ที่เน้นความสำเร็จ และทีมงานที่ยอดเยี่ยม รวมทั้งบันทึกคำพูดของคู่เจรจา เพื่อใช้ประโยชน์ในภายหลัง
การเจรจาที่ดี ควรใช้คำพูดที่สั้นและเข้าใจง่าย เว้นจังหวะให้ล่ามแปลคำพูด สบตากับคู่เจรจาเพื่อให้เกียรติและแสดงความจริงใจ รวมทั้งไม่กดดันหรือเร่งรัดให้คู่เจรจาแสดงความเห็นหรือยอมรับข้อเสนอของตนทันทีในที่ประชุม ข้อสำคัญของการเจรจาธุรกิจคือ ควรใช้ล่ามที่มีความสามารถ และมีความรู้ในธุรกิจที่กำลังเจรจา
การจบการประชุม ควรขอบคุณในการต้อนรับที่ดีของคู่เจรจา รวมทั้งจับมือและกล่าวคำอำลา ปกติเจ้าภาพฝ่ายจีนจะให้เจ้าหน้าที่เดินนำไปส่งที่ประตูทางออก ไม่ควรให้คู่เจรจาแนะนำทางสำหรับการนัดหมายอื่นที่ต่อเนื่องกัน
การสื่อสารที่นำความสำเร็จสู่ธุรกิจ
ค่านิยมของสังคมจีน ให้ความสำคัญต่อความสัมพันธ์ส่วนตัว มากกว่าควมาสัมพันธ์ทางธุรกิจ การติดต่อสื่อสารนอกห้องประชุมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จทางธุรกิจ การติดต่อกันอย่างต่อเนื่องทั้งทางโทรศัพท์ โทรสาร และสื่อต่างๆ จึงเป็นโอกาสสำคัญที่มีผลดีต่อธุรกิจ แต่ข้อความที่สื่อสารควรระมัดระวังเป็นพิเศษ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะการสื่อสารทางอีเมลล์ที่ส่งถึงตัวคู่เจรจาโดยตรง
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรใช้โทรศัพท์ในการเจรจาประเด็นสำคัญทางธุรกิจ ยกเว้นในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น นอกจากนี้ การทำความรู้จักและสร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้ช่วยหรือเจ้าหน้าที่ของคู่เจรจาหรือผู้บริหารฝ่ายจีน จะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้สามารถเข้าถึงตัวบุคคลนั้นๆได้โดยสะดวก
--------------------------------
สำนักงานพาณิชย์ฯ ณ กรุงปักกิ่ง
พฤษภาคม 2552
- การให้เกียรติ ชาวจีนให้ความสำคัญกับการ ให้หน้า รักษาหน้า และเสียหน้า การทำให้เสียหน้า และให้ความเห้นที่ตรงจนเกินไป เป็นสาเหตุสำคัญของการไม่ได้รับความร่วมมือทางธุรกิจ
- การตัดสินด้วยมติเป็นเอกฉันท์ เป็นพื้นฐานของการทำธุรกิจตามวิถีจีน ทำให้ต้องใช้เวลาในการเจรจามากกว่าปกติ ควรติดต่อและตรวจสอบท่าทีของฝ่ายจีนอย่างต่อเนื่อง ระหว่างการรอมติเอกฉันท์
- การทำงานร่วมกัน บนพื้นฐานของผลประโยชน์ร่วม และความไว้วางใจซึ่งกันและกัน เป็นหลักการสำคัญของนักธุรกิจจีน ต้องแบ่งเค็กอย่างเป็นธรรม และคืนกำไรให้สังคม นักธุรกิจจีนรู้จักตลาดจีนมากกว่า และมักจะต้องการรู้ข้อมูลรายละเอียดการบริหารจัดการ ซึ่งอาจเป็นประโยชน์ต่อการดำเนินงาน แต่ต้องระมัดระวัง เมื่อต้องติดต่อกับนักธุรกิจจีนที่ไม่รู้จักกันมาก่อน
- การพัฒนาความอดทน ชาวจีนจะวิเคราะห์และถกเถียงกันเป็นเวลานาน ก่อนการตัดสินด้วยมติเอกฉันท์ ซึ่งเป็นประโยชน์และไม่ทำให้เสียหน้า จึงควรระวังเรื่องกำหนดเวลาในการตัดสินใจ
- การติดต่อกันอย่างสม่ำเสมอและต่อเนื่อง โดยมีเป้าหมายที่ชัดเจนและมั่นคง รวมทั้งทำความเข้าใจให้ตรงกันทั้งสองฝ่าย เพื่อป้องกันการถูกเอาเปรียบ เมื่อเกิดความขัดแย้ง
-ระมัดระวังในการให้ข้อมูล นักธุรกิจจีนจะเก็บคำถาม ข้อมูล และความเห็นของตนไว้ เพื่อป้องกันการเสียหน้าในที่ประชุม ในที่ประชุมควรตรวจสอบความเข้าใจพื้นฐานที่แตกต่างกัน โดยไม่โต้แย้งและแสดงความเห็นที่แตกต่างจากคู่เจรจา การทำความเข้าใจหรือให้คำอธิบายเพิ่มเติม สามารถทำได้ภายหลัง ด้วยวิธีการต่างๆหลายวิธี โดยเฉพาะการใช้คนที่มีความสัมพันธ์อันดีกับนักธุรกิจนั้นๆเป็นสื่อกลาง
- การเจรจาอย่างต่อเนื่องแม้จะใช้เวลานาน เมื่อนักธุรกิจจีนตัดสินใจจะทำธุรกิจร่วมกัน การเจรจามักจะใช้เวลามาก อาจต้องรอเป็นเดือน หรือเป็นปี จึงควรใช้ความสัมพันธ์ฉันท์เพื่อน เพื่อประสานงานเป็นการภายใน ให้การเจรจาบรรลุเป้าหมาย โดยใช้เวลาที่สั้นลง
- การเลือกเจรจากับคนที่มีอำนาจตัดสินใจ ผู้นำสูงสุดของธุรกิจขนาดใหญ่ อาจไม่ใช่ผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจ ปกติผู้ที่มีอำนาจในการตัดสินใจจะเป็นผู้กำหนดทิศทาง และนำเสนอประเด็นการเจรจาในที่ประชุม
การเจรจากับนักธุรกิจจีน
- การเตรียมพร้อม ควรเตรียมเอกสารที่ให้ข้อมูล รวมทั้งแสดผลงานดีเด่นและความสำเร็จของบริษัทที่สั้นและชัดเจน รวมทั้งจัดพิมพ์อย่างสวยงาม และมีภาษาจีนกำกับ เพื่อแจกในที่ประชุม ให้นักธุรกิจจีนสามารถอ่านได้ ขณะที่รอล่ามแปลคำพูดระหว่างการเจรจา
- การสื่อสารด้วยภาษาท้องถิ่นของพื้นที่ ควรพยายามพูดทักทายด้วยภาษาพื้นที่ให้ได้บางคำ เพื่อสร้างความประทับใจให้คู่เจรจา
- การนัดหมายล่วงหน้า เพื่อให้มั่นใจว่าคู่เจรจาพร้อมที่จะเจรจาด้วย ไม่ควรนัดหมายเจรจาธุรกิจในช่วงใกล้วันหยุดตรุษจีน วันชาติ และวันแรงงาน ซึ่งชาวจีนให้ความสำคัญและเป้นวันหยุดยาว รวมทั้งไม่ควรนัดหมายกับหน่วยราชการในช่วงบ่ายวันศุกร์ เนื่องจากเป็นช่วงที่มักจะมีการประชุมภายในหน่วยงาน ทั้งนี้การนัดรับประทานอาหาร ส่งบัตรอวยพรและของขวัญให้นักธุรกิจจีนก่อนวันตรุษจีน เป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีได้ทางหนึ่ง
เรื่องที่ต้องให้ความสำคัญ คือ การตรงต่อเวลา การเลือกสถานที่เจรจาธุรกิจที่เหมาะสม และการสื่อสารให้คู่เจรจาทราบเป้าหมายการเจรจาอย่างชัดเจน ล่วงหน้าก่อนการเจรจา โดยทางโทรสาร หรืออินเตอร์เนท รวมทั้งการตรวจสอบยืนยันวันเวลาและสถานที่กับคู่เจรจาก่อนวันนัดหมายทุกครั้ง หากไม่ต้องการรับประทานอาหารร่วมกับคู่เจรจา ควรหลีกเลี่ยงการนัดหมายในช่วงใกล้กับเวลารับประทานอาหาร
-การให้ความสำคัญกับคู่เจรจา ควรเดินทางไปถึงสถานที่นัดหมายล่วงหน้า และรอให้ถึงเวลานัดหมายจึงจะเข้าห้องประชุม
การแนะนำตนเอง ผู้อาวุโสสูงสุด ต้องเดินเข้าห้องประชุมเป็นคนแรก รวมทั้งแนะนำตนเองและแลกนามบัตรกับผู้เข้าร่วมประชุมให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ ก่อนเริ่มการประชุม
การจัดที่นั่ง ในห้องรับรองผู้อาวุโสสูงสุดจะนั่งเก้าอี้คู่กับประธานของคู่เจรจา โดยมีโต๊ะเตี้ยคั่นกลาง สำหรับการเจรจาโดยใช้โต๊ะประชุม ประธานของคู่เจรจาจะนั่งตรงข้ามกันบริเวณที่นั่งกลางโต๊ะประชุม ส่วนผู้ร่วมการเจรจาคนอื่นๆ จะนั่งตรงข้ามกันเรียงลำดับตามอาวุโส
การเริ่มต้นเจรจา เมื่อแนะนำตัวและนั่งลงแล้ว ประธานของคู่เจรจาอาจเริ่มต้นการเจรจาด้วยคำพูดทักทายทั่วไป เกี่ยวกับการเดินทาง ที่พักอันสวยงาม และสภาพอากาศ เป็นต้น หลังจากนั้นประธานฝ่ายจีนจะกล่าวต้อนรับ และแนะนำผู้เข้าร่วมประชุมฝ่ายจีน ลำดับต่อไป บริษัทจึงจะเริ่มแนะนำธุรกิจของตนกับฝ่ายจีน การพบเจรจาธุรกิจกับฝ่ายจีนเป็นครั้งแรก ควรเริ่มด้วยการแนะนำธุรกิจ ที่เน้นความสำเร็จ และทีมงานที่ยอดเยี่ยม รวมทั้งบันทึกคำพูดของคู่เจรจา เพื่อใช้ประโยชน์ในภายหลัง
การเจรจาที่ดี ควรใช้คำพูดที่สั้นและเข้าใจง่าย เว้นจังหวะให้ล่ามแปลคำพูด สบตากับคู่เจรจาเพื่อให้เกียรติและแสดงความจริงใจ รวมทั้งไม่กดดันหรือเร่งรัดให้คู่เจรจาแสดงความเห็นหรือยอมรับข้อเสนอของตนทันทีในที่ประชุม ข้อสำคัญของการเจรจาธุรกิจคือ ควรใช้ล่ามที่มีความสามารถ และมีความรู้ในธุรกิจที่กำลังเจรจา
การจบการประชุม ควรขอบคุณในการต้อนรับที่ดีของคู่เจรจา รวมทั้งจับมือและกล่าวคำอำลา ปกติเจ้าภาพฝ่ายจีนจะให้เจ้าหน้าที่เดินนำไปส่งที่ประตูทางออก ไม่ควรให้คู่เจรจาแนะนำทางสำหรับการนัดหมายอื่นที่ต่อเนื่องกัน
การสื่อสารที่นำความสำเร็จสู่ธุรกิจ
ค่านิยมของสังคมจีน ให้ความสำคัญต่อความสัมพันธ์ส่วนตัว มากกว่าควมาสัมพันธ์ทางธุรกิจ การติดต่อสื่อสารนอกห้องประชุมจึงมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จทางธุรกิจ การติดต่อกันอย่างต่อเนื่องทั้งทางโทรศัพท์ โทรสาร และสื่อต่างๆ จึงเป็นโอกาสสำคัญที่มีผลดีต่อธุรกิจ แต่ข้อความที่สื่อสารควรระมัดระวังเป็นพิเศษ เพื่อป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา โดยเฉพาะการสื่อสารทางอีเมลล์ที่ส่งถึงตัวคู่เจรจาโดยตรง
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรใช้โทรศัพท์ในการเจรจาประเด็นสำคัญทางธุรกิจ ยกเว้นในกรณีที่จำเป็นเท่านั้น นอกจากนี้ การทำความรู้จักและสร้างความสัมพันธ์อันดีกับผู้ช่วยหรือเจ้าหน้าที่ของคู่เจรจาหรือผู้บริหารฝ่ายจีน จะเป็นส่วนสำคัญที่ทำให้สามารถเข้าถึงตัวบุคคลนั้นๆได้โดยสะดวก
--------------------------------
สำนักงานพาณิชย์ฯ ณ กรุงปักกิ่ง
พฤษภาคม 2552
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น